<div dir="ltr"><div><span style="font-size:12.8px">Hi, <br>I thought Don had some great suggestions for a periodic open caller dance.<br>I helped keep Seattle's Open Band/Open Caller monthly dance going for awhile, and really liked having a host caller. The expectation was that the host would help keep the flow of the evening going by calling the first and last dance of the night, and fill in with others if needed, would arrange the order of the other callers (so more experienced callers might alternate with newer ones). The host caller would sometimes mentor (or chose a more experienced caller who was willing to mentor)  less experienced callers: step in if they needed advice on choosing a dance, have dances to suggest on hand, help with band signals and knowing when to end the dance (but as Don says - also let it be learning experience - know how much to support & give reassurance,  without taking over).<br>We did not do sign-ups in advance, but put out a sign-up sheet during the potluck before the dance. It was a given that signing up to call a dance was not necessarily an indicator of the order.  </span></div><span style="font-size:12.8px"><div><span style="font-size:12.8px">Great for you for keeping this tradition going! Hope it goes well,</span></div><div><span style="font-size:12.8px">Valerie</span></div><div><span style="font-size:12.8px"><br></span></div><div><span style="font-size:12.8px"><br></span></div>Message: 3</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">Date: Mon, 23 May 2016 15:31:21 -0400</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">From: Don Veino via Callers <</span><a href="mailto:callers@lists.sharedweight.net" style="font-size:12.8px">callers@lists.sharedweight.net</a><span style="font-size:12.8px">></span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">To: Chet Gray <</span><a href="mailto:chetgray%2Bsharedweight@gmail.com" style="font-size:12.8px">chetgray+sharedweight@gmail.com</a><span style="font-size:12.8px">></span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">Cc: Don Veino via Callers <</span><a href="mailto:callers@lists.sharedweight.net" style="font-size:12.8px">callers@lists.sharedweight.net</a><span style="font-size:12.8px">></span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">Subject: Re: [Callers] Organizing open calling</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">Message-ID:</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">        <</span><a href="mailto:CAAJTtiJwmrQ4xH33jh3YE%2Bi8rWkN8_t1gZDbrLVnnnhHr_X8QA@mail.gmail.com" style="font-size:12.8px">CAAJTtiJwmrQ4xH33jh3YE+i8rWkN8_t1gZDbrLVnnnhHr_X8QA@mail.gmail.com</a><span style="font-size:12.8px">></span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">Content-Type: text/plain; charset="utf-8"</span><br style="font-size:12.8px"><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">Hi,</span><br style="font-size:12.8px"><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">Sue Rosen generally does this for the periodic NEFFA caller nights at the</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">Scout House </span><span class="" tabindex="0" style="font-size:12.8px"><span class="">Thursday</span></span><span style="font-size:12.8px"> dance. The expectation there is you have your wall</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">clock time slots (e.g.: </span><span class="" tabindex="0" style="font-size:12.8px"><span class="">7:30-7:55</span></span><span style="font-size:12.8px">) and you *end* your slot on time, no</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">matter what happened before or during your slot. Having slots specified as</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">real clock time instead of elapsed time makes staying on/recovering to</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">schedule much easier. I appreciate/leverage her approach and have taken it</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">a bit more on-line.</span><br style="font-size:12.8px"><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">I've done this several times for our other Scout House series. My approach</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">is to set up a shared Google spreadsheet with the available time slots,</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">names assigned to slots. Generally in the first "half" (curiously, longer</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">than the second :), a given caller gets two dance slots in a row and one in</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">the second (one caller gets the flip assignment). I have the four callers</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">enter two dances for each slot. One choice for "beginner heavy" and the</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">other for "more experienced". Having them all in one place, we can</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">visualize the program choices and challenge arc of the selections. The</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">crowd that arrives leads us to which column will be the program that night.</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">People can comment in the sheet and we work out most conflicts or necessary</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">adjustments on-line (or by phone, etc.) before the evening. Of course there</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">may be some tweaks that night, but having the two program difficulty</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">choices spelled out minimizes that.</span><br style="font-size:12.8px"><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">This process typically takes about 2 weeks. Can be done in less time but</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">would need to be led strongly with deadlines. People (particularly at this</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">level) have focus on their "primary" job/life and the turnaround time on</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">requests and changes can take days.</span><br style="font-size:12.8px"><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">Other thoughts:</span><br style="font-size:12.8px"><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">   - Work out who'll introduce/recognize the band, sound, etc. (easily</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">   overdone or forgot otherwise).</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">   - Outgoing caller introduce the next one.</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">   - Tape a copy of the program up near the caller's mic.</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">   - Following caller helps enforce (gently) finishing clock time of</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">   previous caller.</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">   - Have slop slots built into your schedule (~7 minutes first half, ~5</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">   second - not distributed into the caller slots and ideally remaining</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">   unused) and explicitly schedule any waltz/scandi and break(s) too.</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">   - You're the glue in this process. Be ready to help out but also stay</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">   back to let them work out any issues themselves - that's part of their</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">   learning too!</span><br style="font-size:12.8px"><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">Good luck!</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">-Don</span><br style="font-size:12.8px"><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">On Mon, May 23, 2016 at 2:04 PM, Chet Gray via Callers <</span><br style="font-size:12.8px"><a href="mailto:callers@lists.sharedweight.net" style="font-size:12.8px">callers@lists.sharedweight.net</a><span style="font-size:12.8px">> wrote:</span><br style="font-size:12.8px"><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">> Hello, all,</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">></span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">> After losing monthly open-calling evenings to venue schedule conflicts</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">> last year, the local contra group where I live (Louisville, KY) are</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">> re-implementing them on 5th-week dances (so, about four or so times a</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">> year). I am "organizing caller" for the first of these, </span><span class="" tabindex="0" style="font-size:12.8px"><span class="">next Monday</span></span><span style="font-size:12.8px">, and</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">> I'm wondering if any of y'all have advice on coordinating an evening of</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">> open-calling.</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">></span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">> The extent of organization for our previous open-calling dances had been,</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">> essentially, callers put their name on a list and everyone hopes it works</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">> out, and, while this was usually serendipitous fun, it often led to</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">> long-running dances (both individually and for the evening overall) and</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">> less-than-enjoyable experiences for newer dancers. When our board was</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">> discussing re-starting open calling, I had recently been at the Jan Jam</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">> (Champaign/Urbana, IL) after party, where Lauren Peckman had coordinated</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">> open calling, and where I'd had the best open-calling experience?as both a</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">> dancer and a caller?I'd ever encountered. I suggested to our board that,</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">> this time around, the evenings each have an "organizing caller" to help</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">> ensure overall program flow, coordinate callers/dances with an eye to</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">> complexity/energy/time, incorporate and assist novice callers, wrangle</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">> callers if need be for time limits, fill in gaps in the program, have</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">> back-pocket dances at the ready, etc.</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">></span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">> Lo, they asked me to take a go at coordinating. Suggest a change, be the</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">> change, I suppose. ^_^</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">></span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">> The open calling has been announced at our weekly dances leading up, and</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">> tonight (a week before) I'll be asking (but not requiring) prospective</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">> callers to talk to me to help me get an idea for how I can best help the</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">> evening flow.</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">></span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">> Any suggestions/anecdotes/warnings from my more-experienced fellows would</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">> be greatly appreciated.</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">></span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">> ? Chet Gray</span><br style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">></span><br></div>